会社で取得する証明書類
1.会社の謄本
法人が申請者の場合、申請者の履歴事項全部証明書が必要になります。また、5％以上の株主又は出資者が法人の場合は、その法人の履歴事項全部証明書も必要になります。基本的に有効期限は発行日から3か月になります。法務局で取得する書類です。間違えて閉鎖謄本や一部証明書を取らないように注意しましょう。また、実際の申請書に記載する会社の商号、住所、代表者の氏名等の内容は謄本に合わせて記載するようにしましょう。略字で記載した場合訂正を求められる場合があります。
2.法人税の納税証明書
法人で申請する場合、法人税の納税証明書「その１」が直近3年分必要になります。通常なら3期分ですが、決算期を変更している場合は4期分必要になりますので注意が必要です。また、法人税の納税証明書には「その1」「その2」「その3」があります。取得するものを間違えないようにしてください。確定申告した税務署で取得する書類です。納税証明書で未納があった場合、申請先によっては申請が認められなかったり、追加の書類として今後の納税の予定を記載した書類を求められる場合があります。
個人で取得する証明書類
1.住民票
個人で申請する場合、申請者の住民票が必要になります。また、法人で申請する場合はその役員等、5％以上の個人の株主又は出資者の住民票が必要になります。ここでいう役員等とは、取締役だけでなく監査役、相談役、顧問も含みますので注意が必要です。こちらも有効期限は基本的に3か月になります。現在は住民基本台帳ネットワークを利用して全国どこの市区町村役所でも取得でき、又コンビニで取得することもできます。
2.登記されてないことの証明書
個人で申請する場合、申請者の証明書が必要になります。また、法人で申請する場合はその役員等、5％以上の個人の株主又は出資者の証明書が必要になります。ここでいう役員等とは、取締役だけでなく監査役、相談役、顧問も含みますので注意が必要です。こちらも有効期限は基本的に3か月になります。九段下にある法務局の本局で取得する書類です。また、実際の証明書に印刷される内容は請求者が請求書に書いたものをそのままそのまま写した内容になります。住所や本籍地を間違えて記入した場合もそのまま印刷されてしまい、有効な証明書にならない場合もありますので注意が必要です。
3.所得税の納税証明書
個人で申請する場合、個人事業主として申告した所得税の納税証明書「その１」が3年分必要になります。もし個人事業主としての所得がなかった場合は「源泉徴収票の写し」が3年分必要になります。所得税の納税証明書にも「その1」「その2」「その3」があります。取得するものを間違えないようにしてください。確定申告した税務署で取得する書類です。納税証明書で未納があった場合、申請先によっては申請が認められなかったり、追加の書類として今後の納税の予定を記載した書類を求められる場合があります。
補足
上記が基本的に必要になる証明書ですが、例外として、例えば長野県の場合本店所在地の建物謄本及び公図の写しが必要になります。また、上記で証明書類の有効期限が3ヶ月となっているものでも、例えば東京都などは有効期限を6ヶ月としています。このように申請先によっては例外的にルールが異なる場合がありますので、申請する前に確認するようにしましょう。
